Ein Kanban System einzuführen kann Teams dabei helfen, ihre Arbeitsabläufe besser zu organisieren, die Produktivität zu steigern und Transparenz zu schaffen. Doch wie bei jeder Methode gibt es auch hier Pitfalls (oder auf Deutsch Fallstricke), die schnell den Mehrwert eines Kanban Systems gefährden können.
In diesem Blog Artikel werfen wir einen Blick auf die fünf häufigsten Fehler, die bei der Implementierung eines Kanban Systems auftreten – und wie du diese vermeiden kannst.
Falls du gerade erst in die Kanban Welt einsteigst, bietet dir dieser Artikel: Was ist Kanban?eine einfache Einführung in Kanban, um die Grundlagen zu verstehen. Auch dieser Beitrag über Kanban Boards hilft dir dabei, die Kernkomponenten eines Kanban Systems besser zu verstehen.
Starten wir nun los!
1. Fehlende Commitment Points
Ein Grundgedanke von Kanban ist die Einführung sogenannter „Commitment Points“, die festlegen, ab wann Arbeit offiziell im Kanban System bearbeitet wird. Viele Teams übersehen diesen Schritt und setzen einfach alle möglichen Aufgaben "auf ihr Kanban Board". Ohne klare Commitment Points wird das Team schnell bemerken, dass Tätigkeiten möglicherweise nicht vollständig definiert oder priorisiert sind. Das führt oft zu einem Verlust des Fokus und einer Überforderung des Teams.
Warum Commitment Points wichtig sind
Commitment Points sind entscheidend, weil sie einen klaren Rahmen schaffen, wann Aufgaben in den aktiven Workflow übergehen. Ohne sie wird der Erste Workflowschritt oft zur Sammelstelle für Ideen oder Aufgaben, die möglicherweise nie bearbeitet werden. Ein klarer Commitment Point sorgt dafür, dass nur relevante und priorisierte Aufgaben in das System gelangen und die Aufmerksamkeit des Teams auf die Aufgaben gelenkt wird, die wirklich wichtig sind.
Wie du effektive Commitment Points festlegst
Ein guter Commitment Point erfordert, dass Aufgaben bestimmte Kriterien erfüllen, bevor sie in den aktiven Workflow aufgenommen werden (natürlich mittels Pull-Prinzip). Zum Beispiel könnte dein Team festlegen, dass nur vollständig Aufgaben mit klar Anforderungen in die „Bereit“-Spalte auf dem Board wechseln. Dies könnte auch einen zweiten Commitment Point am Ende des Workflows umfassen, der festlegt, wann Arbeit als „erledigt“ oder „ausgeliefert“ gilt.
2. Keine Work-in-Progress (WIP) Limits
Ein wesentliches Merkmal von Kanban sind die Work-in-Progress (WIP) Limits, die verhindern sollen, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Viele Teams verzichten jedoch auf diese Limits und nehmen so viele Aufgaben auf, wie sie glauben bewältigen zu können. Ohne WIP-Limits riskierst du, dass das Team sich übernimmt, was die Produktivität mindert und die Durchlaufzeiten verlängert.
Warum WIP-Limits so wichtig sind
WIP-Limits helfen Teams, einen gleichmäßigen Workflow aufrechtzuerhalten, indem sie die Anzahl der Aufgaben begrenzen, die gleichzeitig bearbeitet werden. Wenn es kein Limit gibt, tendieren Teams dazu, ständig neue Aufgaben zu beginnen, ohne die bereits begonnenen abzuschließen. Das führt oft zu langwierigen Arbeitsabläufen und mindert die Qualität der Ergebnisse.
Wie du effektive WIP-Limits setzt
Um geeignete WIP-Limits festzulegen, solltest du zunächst die typische Arbeitslast deines Teams in jeder Phase des Workflows analysieren. Starte mit konservativen Limits und passe sie an, sobald du mehr über die Kapazitäten deines Teams gelernt hast. Du könntest zum Beispiel für die „In Arbeit“-Spalte ein Limit von drei Aufgaben festlegen, um sicherzustellen, dass das Team den Fokus behält. Überprüfe das Board regelmäßig: Wenn bestimmte Spalten regelmäßig ihre Limits überschreiten, ist das ein Hinweis darauf, dass hier möglicherweise Engpässe bestehen, die es zu optimieren gilt.
Mein Tipp: Falls du willst, dass dein Team gemeinsam Aufgaben bewältigt, kannst du die WIP Limits anhand von: Teammitglieder - 1 definieren. Dies fördert, die Zusammenarbeit, da nicht jeder eine Aufgabe in das System ziehen kann.
3. Keine Analyse der Ursachen von Unzufriedenheit
Viele Teams führen Kanban ein in der Hoffnung, dass es automatisch alle Arbeitsprobleme lösen wird. Doch ohne die eigentlichen Ursachen für Frust und Ineffizienzen im bestehenden Prozess zu analysieren, kann Kanban oft die gewünschten Effekte nicht liefern. Häufig führt dieser blinde Start dazu, dass das neue System die bestehenden Herausforderungen nicht wirklich angeht und das Team weiterhin frustriert ist.
Warum es wichtig ist, die Ursachen von Unzufriedenheit zu verstehen
Kanban soll den Workflow transparenter, effizienter und besser organisiert machen. Aber wenn du nicht weißt, was derzeit schiefläuft, fehlt dem System eine klare Ausrichtung. Ein gutes Verständnis der Herausforderungen und Frustrationen im Team ermöglicht es, Kanban gezielt auf diese Probleme anzuwenden – und so eine größere Zufriedenheit und Effizienz zu schaffen.
So identifizierst und behebst du Unzufriedenheit
Bevor du Kanban einführst, lohnt es sich, ein Stimmungsbild vom Team einzuholen. Führe ein Brainstorming oder eine Retrospektive durch, um die spezifischen Pain Points zu identifizieren. Häufige Ursachen für Unzufriedenheit können z. B. unklare Prioritäten, zu viele parallele Aufgaben oder ein Mangel an Kommunikation sein. Nutze dieses Feedback, um das Kanban System anzupassen und diese Probleme gezielt anzugehen. Wenn das Team beispielsweise über ständige Unterbrechungen klagt, könntest du klare Arbeitszeiten einführen, um ungestörtes Arbeiten zu fördern.
4. Fehlendes Verständnis für Nachfrage und Kapazität
Ein erfolgreiches Kanban System erfordert ein Gleichgewicht zwischen der Nachfrage (also dem Arbeitsaufkommen) und der Kapazität des Teams, dieses Arbeitspensum zu bewältigen. Viele Teams übersehen dieses Gleichgewicht und nehmen entweder zu viel oder zu wenig Arbeit an. Ohne ein Verständnis von Nachfrage und Kapazität riskierst du, dass das System entweder überlastet oder unterfordert wird – was sich negativ auf die Effizienz und die Teamstimmung auswirken kann.
Warum das Gleichgewicht zwischen Nachfrage und Kapazität entscheidend ist
Das Verhältnis zwischen Nachfrage und Kapazität beeinflusst direkt, wie gut das Team die Arbeit managen kann. Wenn die Nachfrage zu hoch ist, stauen sich Aufgaben, und es entstehen Engpässe. Ist die Nachfrage hingegen zu niedrig, bleiben Teammitglieder unterfordert, was zu Frust und Langeweile führen kann. Ein ausgewogenes Verhältnis sorgt für einen kontinuierlichen, gut organisierten Arbeitsfluss.
Wie du Nachfrage und Kapazität analysierst
Um das Gleichgewicht zu finden, solltest du die Menge und Art der Aufgaben analysieren, die regelmäßig auf das Kanban Board gelangen. Nutze historische Daten, um herauszufinden, wie viel Arbeit das Team in einem bestimmten Zeitraum erledigen kann. Passe dann deine WIP-Limits und Commitment Points so an, dass sie die tatsächliche Kapazität widerspiegeln. Wenn dein Team beispielsweise normalerweise zehn Aufgaben pro Woche erledigen kann, sollte die Nachfrage dieses Tempo widerspiegeln. Dieses Gleichgewicht fördert einen stabilen Workflow und verhindert Überlastung.
5. Keine ganzheitliche Sicht darauf, wie das Kanban System in die größeren Ziele passt
Oft konzentrieren sich Teams ausschließlich darauf, ihr Kanban Board zu optimieren, ohne zu überlegen, wie es in den größeren Kontext der Organisation passt. Ein Kanban System sollte jedoch nicht isoliert funktionieren, sondern die übergeordneten Ziele und die Gesamtstrategie unterstützen. Wenn das Kanban System keine Verbindung zu den Unternehmenszielen hat, können schnell falsch ausgerichtete Prioritäten entstehen und das Potenzial von Kanban bleibt ungenutzt.
Warum eine ganzheitliche Sicht wichtig ist
Kanban funktioniert am besten, wenn es auf die Ziele des Teams und der Organisation abgestimmt ist. Wenn das Kanban System losgelöst von der Strategie des Unternehmens betrieben wird, besteht die Gefahr, dass das Team Aufgaben priorisiert, die wenig Mehrwert liefern, oder wichtige Ziele aus den Augen verliert. Ein ganzheitlicher Ansatz sorgt dafür, dass jede Aufgabe auf dem Kanban Board auf die Vision und die Prioritäten des Unternehmens abgestimmt ist.
So integrierst du Kanban in die übergeordneten Ziele
Um sicherzustellen, dass dein Kanban System auf die größeren Ziele abgestimmt ist, überprüfe regelmäßig die Aufgaben, die durch das Board laufen. Unterstützen sie die Hauptziele des Teams? Fügen sie den Kunden echten Mehrwert hinzu oder tragen sie zu wichtigen Unternehmensinitiativen bei? Überprüfe die Ziele des Teams und die Prioritäten der Organisation regelmäßig und passe das Kanban Board bei Bedarf an. Wenn die Kundenzufriedenheit eine zentrale Rolle spielt, könnte das Kanban Board so gestaltet sein, dass Aufgaben, die direkt zur Verbesserung der Kundenerfahrung beitragen, oberste Priorität haben.
Fazit
Wenn du diese fünf häufigen Fehler vermeidest, kann dein Team das volle Potenzial eines Kanban Systems ausschöpfen. Durch das Setzen von Commitment Points, das Einführen von WIP-Limits, das Verstehen der Ursachen von Unzufriedenheit, das Ausbalancieren von Nachfrage und Kapazität sowie eine ganzheitliche Sicht auf die Ziele des Systems kannst du Kanban effektiv und nachhaltig einführen.
Ein gut implementiertes Kanban System stärkt Teams dabei, effizienter zu arbeiten, Aufgaben besser zu managen und gleichzeitig einen Beitrag zu den größeren Unternehmenszielen zu leisten. Wenn du mit Kanban startest, lohnt es sich, die Grundlagen zu kennen. Sieh dir dazu [diese Einführung in die Kanban Methode](https://www.therevolutionarymind.at/post/kanban-methode-was-ist-kanban
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